Demandes de pièces, documents partagés, formalités et points de validation... chaque dossier compte d'innombrables démarches à effectuer.
Découvrez comment configurer des modèles de démarches et les exploiter le plus efficacement possible afin de simplifier le suivi de tous vos dossiers.
Principes généraux
Les modèles de démarches sont entièrement personnalisables.
Les démarches peuvent être regroupées dans des catégories personnalisables.
Les modèles et leurs catégories sont définis par type de dossier.
Accéder à la gestion des modèles
Rendez-vous dans la rubrique Modèles > Démarches
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Choisir un type de dossier
Certaines démarches sont spécifiques à un certain type de dossier (Vente immobilière, succession...). C'est pour cette raison qu'il existe un inventaire de modèles de démarches pour chaque type de dossier.
Sélectionnez un type de dossier pour afficher les modèles de démarches correspondants.
N.B. Si le type recherché n'est pas proposé, il vous est possible de créer de nouveaux types de dossiers dans la rubrique "Réglages".
A propos des catégories
Chaque catégorie est délimitée par un bandeau de couleur et un titre.
Le titre et la couleur de fond sont modifiables afin de simplifier l'identification visuelle des catégories. Ce sont ces mêmes titres et couleurs qui seront visibles dans le contexte d'un dossier, dès lors qu'au moins un modèle de démarche de la catégorie à été utilisé.
L'ordre des catégories est également modifiable afin de les séquencer d'une façon cohérent pour la gestion de vos dossiers.
N.B. Il n'y a pas de limite du nombre de catégories qui peuvent être créées.
Ajouter une démarche
Choisir la catégorie dans laquelle la démarche devra être classée.
Cliquer sur Ajouter un élément, saisir le nom de la démarche et appuyer sur ⏎ Entrer pour confirmer la création.
Configurer une démarche
Les réglages permettent de personnaliser plusieurs paramètres essentiels, tels que :
La convention de nommage des fichiers collectés au travers de cette démarche.
Une description visible par le destinataire de la démarche afin de l'aider à la compléter.
Un délai d'échéance par défaut qui s'active à l'ajout de la démarche dans un dossier.
Pour configurer une démarche, cliquer sur l'icône de réglage qui se situe à droit en bout de ligne.
Pour en savoir plus, consultez les articles dédiés aux paramètres des modèles.
Conclusion
Avec les étapes décrites dans ce guide, vous êtes en mesure de créer un inventaire de démarches totalement personnalisé, qui harmonise les intitulés des démarches effectuées par votre équipe et simplifie le suivi de tous vos dossiers.